KlubPilot.pl – dokument do sklepu WooCommerce i sprzedaży licencji rocznej

Sprzedawca / dostawca	Prubit Bartosz Pruchnicki
Adres	ul. Leśna 3, 64-200 Karpicko
NIP	923-160-39-38
Telefon	664 018 528
E-mail	biuro@prubit.pl
Marka	KlubPilot.pl – marka należąca do Prubit Bartosz Pruchnicki

Strony umowy

Administrator danych: [pełna nazwa klubu / stowarzyszenia / podmiotu], [adres], [NIP/KRS/REGON], reprezentowany przez [imię i nazwisko / funkcja].

Podmiot przetwarzający: Prubit Bartosz Pruchnicki, ul. Leśna 3, 64-200 Karpicko, NIP: 923-160-39-38, tel.: 664 018 528, e-mail: [adres e-mail], właściciel marki KlubPilot.pl.

§1. Przedmiot umowy

1. Umowa określa zasady powierzenia Procesorowi przetwarzania danych osobowych przez Administratora w związku ze świadczeniem usługi dostępu do systemu KlubPilot.
2. System KlubPilot służy w szczególności do zarządzania finansami klubu sportowego, importowania i porządkowania operacji bankowych, przypisywania dokumentów księgowych, rozliczania dotacji, planowania budżetu oraz ewidencji kosztów działalności klubu.
3. Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi.
4. Procesor przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, zgodnie z RODO, niniejszą umową, Regulaminem i Warunkami licencji.

§2. Cel, charakter i czas przetwarzania

• Celem przetwarzania jest umożliwienie Administratorowi korzystania z systemu KlubPilot.
• Przetwarzanie obejmuje m.in. przechowywanie, importowanie, porządkowanie, kategoryzowanie, przeglądanie, zabezpieczanie, wykonywanie kopii zapasowych, eksport i usuwanie danych.
• Dane będą przetwarzane przez okres obowiązywania licencji lub umowy o świadczenie usługi KlubPilot.
• Po zakończeniu współpracy Procesor, zgodnie z decyzją Administratora, usunie dane albo udostępni możliwość ich eksportu lub pobrania, chyba że prawo wymaga dalszego przechowywania.
• Jeżeli Administrator nie wyda odrębnej dyspozycji, Procesor może usunąć dane po upływie 60 dni od zakończenia licencji. Kopie zapasowe mogą być przechowywane zgodnie z cyklem backupów, co do zasady nie dłużej niż 90 dni.

§3. Kategorie osób i danych

Dane mogą dotyczyć w szczególności zawodników, rodziców i opiekunów, trenerów, asystentów, członków zarządu, pracowników, współpracowników, księgowości, kontrahentów, sponsorów, darczyńców, osób dokonujących wpłat, osób wskazanych w tytułach przelewów, fakturach, rachunkach lub umowach oraz użytkowników systemu.

Kategorie danych mogą obejmować: imię i nazwisko, nazwę podmiotu lub firmy, adres e-mail, telefon, adres widoczny w dokumentach, numer rachunku bankowego, dane z wyciągów bankowych, tytuły przelewów, kwoty i daty płatności, dane z faktur, rachunków i umów, informacje o składkach, dotacjach, kosztach i rozliczeniach, role i uprawnienia użytkowników, logi techniczne, adresy IP, daty logowania i aktywność w systemie.

§4. Obowiązki Procesora

• przetwarzać dane wyłącznie na polecenie Administratora
• zapewnić poufność osób upoważnionych
• stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne
• ograniczyć dostęp do danych do osób uprawnionych
• nie wykorzystywać danych do własnych celów niezwiązanych ze świadczeniem usługi
• pomagać Administratorowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą
• informować o stwierdzonych naruszeniach ochrony danych bez zbędnej zwłoki
• po zakończeniu usługi usunąć lub zwrócić dane zgodnie z decyzją Administratora

§5. Obowiązki Administratora

1. Administrator oświadcza, że posiada podstawę prawną do przetwarzania danych wprowadzanych do systemu.
2. Administrator odpowiada za legalność, prawidłowość i zakres danych wprowadzanych do systemu.
3. Administrator realizuje obowiązki informacyjne wobec osób, których dane dotyczą.
4. Administrator odpowiada za nadawanie i odbieranie uprawnień swoim użytkownikom oraz za bezpieczeństwo haseł.
5. Administrator zobowiązuje się nie wprowadzać do systemu danych nadmiarowych ani szczególnych kategorii danych, chyba że jest to zgodne z prawem i konieczne.

§6. Środki bezpieczeństwa

• indywidualne konta użytkowników
• hasła i system ról
• ograniczenie dostępu administracyjnego
• certyfikat SSL
• kopie zapasowe
• logi techniczne i historia logowań
• aktualizacje systemu
• zabezpieczenie serwera i środowiska hostingowego
• procedury eksportu i usuwania danych

§7. Podprocesorzy

1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Procesora z dalszych podmiotów przetwarzających w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi.
2. Podprocesorami mogą być w szczególności dostawcy hostingu, serwera, poczty e-mail, kopii zapasowych, domeny, certyfikatu SSL, narzędzi bezpieczeństwa oraz usług technicznych.
3. Aktualna lista podprocesorów jest dostępna na żądanie Administratora albo pod adresem [link do listy podprocesorów].
4. Procesor zobowiązuje podprocesorów do zachowania standardu ochrony danych nie niższego niż wymagany przez niniejszą umowę.

§8. Transfer poza EOG, naruszenia i audyt

1. Procesor nie będzie przekazywał danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, chyba że będzie to konieczne do świadczenia usługi i zgodne z RODO.
2. Procesor poinformuje Administratora o stwierdzonym naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki po jego wykryciu.
3. Administrator może weryfikować zgodność przetwarzania z niniejszą umową poprzez pytania e-mail, informacje o zabezpieczeniach, listę podprocesorów lub uzgodniony audyt.
4. Audyt nie może naruszać tajemnicy przedsiębiorstwa Procesora, bezpieczeństwa systemu, praw innych klientów ani poufności danych innych administratorów.

§9. Forma zawarcia i podpis

Umowa może zostać zawarta pisemnie, elektronicznie albo poprzez akceptację dokumentów podczas składania zamówienia w sklepie internetowym.

Administrator: ………………………………………………………..
Data i podpis: ………………………………………………………..

Procesor: Prubit Bartosz Pruchnicki, ul. Leśna 3, 64-200 Karpicko, NIP: 923-160-39-38
Data i podpis: ………………………………………………………..